Out of Office – konfiguracja komunikatu dla klienta serwera poczty Kerio Connect

 Jesteśmy mniej więcej w połowie sezonu urlopowego. Część z nas już była na wakacjach, pozostali szczęśliwcy odliczają dni. Przed wyjazdem na upragnione wakacje zadbajmy o to, żeby nasi klienci i kontrahenci mieli jasną i czytelną informację, że w naszym czasie urlopowym nie jesteśmy dostępni w pracy. Dzięki takiej informacji możemy zaoszczędzić sobie i naszym kontrahentom niepotrzebnych stresów związanych z nieodebranymi wiadomościami czy ostatecznie ponaglającymi telefonami.

Jednym z takich mechanizmów informacyjnych współpracujących z naszym firmowym mailem jest „out of office” znajdujący się we wszystkich zaawansowanych serwerach poczty.

Informacja „out of office”, czy w polskiej wersji „poza biurem”, to automatyczna odpowiedź do nadawcy, wychodząca z naszej skrzynki pocztowej z serwera poczty, z określoną napisaną przez nas wiadomością wysłaną w określonym, zaznaczonym przez nas interwale czasowym (czas urlopu/delegacji).

W przypadku serwera poczty Kerio Connect komunikat możemy ustawić bezpośrednio przez przeglądarkę lub przez Outlook Office.

Konfiguracja przez przeglądarkę, czyli przez webmail, wymaga od nas zalogowania się do naszego konta pocztowego za pomocą dedykowanego panelu webmail (jeżeli nie znasz poproś administratora o adres). Wybieramy w prawym górnym rogu swój login, następnie klikamy „poza biurem”.

Po otworzeniu okna do konfiguracji nie pozostaje nam nic innego jak wpisanie właściwego tekstu informującego o naszej absencji w biurze i ustawienie zakresu czasu kiedy nas nie będzie. Na koniec zatwierdzamy wpis przyciskiem „zapisz”.

W równie prosty sposób dokonuje się wpisu „poza biurem” w Outlook Office, który musi używać wtyczki KOF (Kerio Outlook Ofline). W górnej części naszego Outlooka wybieramy zakładkę Kerio Connect, później opcje i w końcu przycisk „poza biurem”.

Odbieranie i wysyłanie poczty w trakcie ustawionej odpowiedzi „poza biurem” jest w dalszym ciągu możliwe. Po ustawieniu komunikatu przez webmail lub Outlook, za każdym razem logując się do poczty, otrzymamy jedynie dodatkowy komunikat czy chcemy żeby ustawienie pozostało czy można je wyłączyć.

Warto wiedzieć, że mechanizm „poza biurem” działa w cyklu raz na siedem dni. Czyli jeżeli otrzymamy mail od określonego adresu email w czasie kiedy jest ustawiona odpowiedź, to nasz komunikat „poza biurem” zostanie wysłany zwrotnie na ten konkretny adres raz na siedem dni, niezależnie od tego jak wiele maili z tego adresu spłynie na naszą skrzynkę. Jest to mechanizm skonfigurowany w ten sposób, żeby poinformować nadawcę o naszej nieobecności, a jednocześnie nie zamęczyć go tą informacją w przypadku kiedy nadawca zmuszony jest mimo wszystko wysłać do nas dodatkowego maila…

Jeżeli już masz ustawiony swój wpis o wypasionych wakacjach, nie pozostaje mi nic innego jak życzyć udanego urlopu i aktywnego odpoczynku od maili.