Różnica pomiędzy backupem a archiwizacją

Właściciele małych i średnich firm często powtarzają, że mają już program do tworzenia kopii zapasowych i dlatego nie muszą już oddzielnie archiwizować wiadomości. Jednak stosowanie się do tej zasady nie jest korzystnym rozwiązaniem.

Backup to regularne, krótko- i średnioterminowe przechowywanie danych w formie kompletnych kopii na zewnętrznych nośnikach. Celem backupu jest odtworzenie danych w przypadku ich utraty, np. po awarii. W przypadku utraty danych, pliki kopii zapasowych są kopiowane z powrotem z zewnętrznego nośnika pamięci. Kopie zapasowe są dostępne tylko czasowo. Na przykład można rozpocząć codzienny backup nocą i przechowywać go przez określony czas. Stare dane zostaną na stałe usunięte wg planu ze względu na zapotrzebowanie na miejsce na nośniku danych. W rezultacie tylko najnowsze dane są przechowywane do czasu tworzenia następnej kopii. Wysiłek wymagany do regularnego tworzenia kopii zapasowych wymaga czasu. Zwykle można odtworzyć pełne arkusze danych za pomocą tradycyjnego typu backupu. W zależności od ilości danych odzyskiwanie może wymagać wiele pracy, co może prowadzić do opóźnień w działalności firmy.

Podstawową ideą archiwizacji jest odzyskiwanie i dostępność danych nawet w długim okresie czasu. Można to porównać do archiwów biblioteki. Przedsiębiorstwa codziennie używają poczty e-mail do przesyłania faktur, wycen czy umawiania spotkań. Zaleca się przechowywać taką korespondencję w całości w autentycznym, zabezpieczonym przed podrobieniem stanie oraz z możliwością dostępu przez okres wielu lat.Archiwizacja e-mail pozwala np. na używanie e-maili jako źródła informacji w sprawach sądowych. Ponadto umożliwia wyższą jakość obsługi klienta dzięki podglądowi historii korespondencji, którą można szybko znaleźć za pomocą eDiscovery. W razie potrzeby informacje mogą być łatwo udostępnione.

To jest właśnie różnica pomiędzy backupem a archiwizacją email. Tworzenie kopii zapasowych na zewnętrznych nośnikach danych nie spełnia tego wymogu, gdyż nie zapewnia to kompletnego i bezpiecznego przechowywania wiadomości, ponieważ e-maile mogą być usunięte zaraz po otrzymaniu lub przed wykonaniem kopii zapasowej. Profesjonalna archiwizacja e-mail zapisuje dokładne kopie wszystkich wiadomości e-mail w centralnym archiwum w celu zapewnienia dostępności dowolnej ilości danych przez wiele lat. Środki takie jak wartość skrótu i szyfrowanie zapewniają ochronę przed wprowadzaniem zmian. Użytkownicy mogą także uzyskać dostęp do swoich wiadomości za pomocą Microsoft Outlook i szybko je przeszukiwać, znajdować i odczytywać je za pomocą pełnotekstowego indeksowania, dzięki bezproblemowej integracji.

Ponadto profesjonalne oprogramowanie do archiwizacji e-mail , takie jak MailStore Server, różni się od tego do tradycyjnego tworzenia kopii zapasowych pod innymi względami.

Wnioski:

Tworzenie kopii zapasowych nie zastąpi archiwizacji, a archiwizacja e-mail nie jest w stanie zastąpić backupu. Oczywistym jest, że kopie zapasowe są nadal ważne. Prawda jest taka, że strategia bezpieczeństwa w firmie powinna obejmować tworzenie kopii zapasowych, jak również archiwizację wiadomości e-mail, aby zapewnić błyskawiczne i kompletne odzyskiwanie danych w razie potrzeby.

źródło: MailStore Blog