Korzyści płynące z archiwizacji poczty
Codziennie każdy z nas otrzymuje mnóstwo wiadomości email, w których zawarte są różnego rodzaju dane. Niektóre z nich mają bardzo istotną wagę, zwłaszcza w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej. Mam tutaj na myśli wiadomości zawierające w załącznikach różnego rodzaju faktury, wyceny, umowy. W związku z tym są to informacje, które często niosą za sobą skutki finansowe i prawne, dlatego w przypadku pojawienia się np. sporów gospodarczych możliwość przeprowadzenia wglądu czy też audytu prowadzonej komunikacji mailowej posiada krytyczne znaczenie. Mało tego jak podaje firma Microsoft wiadomości wysyłane drogą mailową zawierają około 75 % własności intelektualnej komunikujących się ze sobą organizacji1Source: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/email-archiving-5-reasons-why-this-is-the-best-email-feature-you-never-use.
W jaki sposób zadbać o bezpieczne przechowywanie kopii korespondencji mailowej?
Aby zabezpieczyć dane znajdujące się na skrzynce pocztowej zalecane jest zarówno tworzenie kopii zapasowych jak i prowadzenie archiwizacji. Oba te elementy mogą stanowić o skuteczności strategii przechowywania kopii danych wewnątrz organizacji. Zaletą posiadania repozytorium zarchiwizowanych wiadomości jest bez wątpienia szybki dostęp i możliwość przywrócenia usuniętej korespondencji.
Grafika przedstawiająca różnice pomiędzy backupem a archiwizacją
Jednym z najlepszych rozwiązań do archiwizacji poczty zwłaszcza w kontekście małych i średnich przedsiębiorstw jest MailStore (rozwiązanie polecane w szczególności do 500 użytkowników).
Przedstawiamy korzyści jakie zapewnia wdrożenie MailStore w organizacji:
- Zmniejszenie obciążenia serwerów pocztowych:
- Oszczędność do 70% przestrzeni dyskowej dzięki kompresji i deduplikacji
- Ograniczenia rozmiaru skrzynek pocztowych stają się niepotrzebne
- Możliwość przesyłania dużych ilości danych z serwera do archiwum
- Optymalizacja archiwum w celu sprawnego zarządzania dużą ilością danych
Grafika przedstawiająca spadek wykorzystania przestrzeni dyskowej na serwerze po implementacji MailStore
2. Zabezpieczenie organizacji przed finansowymi i prawnymi skutkami utraty danych:
- 100 % korespondencji mailowej podlega archiwizacji
- Magazyn danych zabezpieczony przed manipulacją i zapewniający dokładne przechowywanie danych
- Błyskawiczne przeszukiwanie treści wiadomości oraz wszystkich załączonych plików
- Prawo wymaga archiwizacji wielu typów dokumentów, które są przesyłane drogą elektroniczną
- Zabezpiecz się przed przypadkowym lub intencjonalnym usunięciem wiadomości
3. Archiwizacja pozwala zaoszczędzić zasoby ludzkie oraz sprzętowe:
- Zmniejszenie ilości pracy wykonywanej przez dział IT oraz zmniejszenie zapotrzebowania na przestrzeń dyskową szybko zrównoważą niski koszt zakupu rozwiązania
- Ryzyko finansowe związane z utratą danych lub problemami natury prawnej, którym można zapobiec dzięki rozwiązaniu, są niewspółmierne do kosztu zakupu rozwiązania
Jeśli dostrzegasz korzyści wynikające z implementacji MailStore na Twoim serwerze pocztowym i chciałbyś dowiedzieć się więcej zapraszamy do kontaktu.