Kim jest Sygnalista i Dlaczego Jest Kluczowy dla Twojej Firmy?

Sygnalista, znany również jako whistleblower, odgrywa kluczową rolę w każdej organizacji. To osoba, która ma odwagę zgłosić nieprawidłowości wewnętrzne, takie jak naruszenia prawa, oszustwa, czy inne zagrożenia. Rola sygnalisty jest nieoceniona, ponieważ dzięki jej działaniom możliwe jest wcześniejsze zidentyfikowanie i rozwiązanie problemów, zanim przekształcą się one w poważniejsze kryzysy.

 Nowe Obowiązki Prawne dla Firm

Od 25 września 2024 roku, każda firma zatrudniająca ponad 50 osób musi wdrożyć wewnętrzne procedury ochrony sygnalistów, zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku. Obowiązek ten obejmuje nie tylko etatowych pracowników, ale również osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne, członków zarządu, a nawet wolontariuszy i praktykantów.

 Dlaczego Ochrona Sygnalistów jest Ważna?

1. Zgodność z przepisami: Niezastosowanie się do nowej ustawy może skutkować sankcjami karnymi dla zarządu i kierownictwa. Jest to zatem kwestia nie tylko etyczna, ale i prawna.

2. Ochrona firmy: Sygnaliści często wykrywają problemy na wczesnym etapie, co pozwala firmie szybko zareagować i uniknąć większych strat finansowych czy reputacyjnych.

3. Budowanie zaufania: Przejrzyste procedury zgłaszania nadużyć budują zaufanie wśród pracowników i środowiska zewnętrznego, tworząc wizerunek firmy jako odpowiedzialnej i etycznej.

 Co Firma Musi Zrobić?

– Informacja i szkolenie załogi: Do września 2024 roku każda firma musi poinformować pracowników o wewnętrznej procedurze ochrony sygnalistów oraz przeprowadzić niezbędne szkolenia.

– Ustalenie procedur: Firmy muszą ustalić, kto i w jaki sposób będzie przyjmował zgłoszenia oraz jakie kroki będą podejmowane po ich otrzymaniu.

– Konsultacje: Wymagane jest przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami personelu lub związkami zawodowymi.

 Jak Możemy Pomóc?

Nasza firma od ponad 20 lat specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań wspierających bezpieczeństwo IT. Oferujemy pełen zakres usług doradczych, od ustalenia bezpiecznych kanałów zgłoszeń po przygotowanie kompleksowej dokumentacji zgodnej z wymogami ustawy. Nasze usługi obejmują także opcjonalne szkolenia dla pracowników oraz outsourcing przyjmowania zgłoszeń, co gwarantuje pełną anonimowość i bezpieczeństwo danych sygnalistów.

Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie implementacji wewnętrznych procedur ochrony sygnalistów. Nasz zakres wsparcia obejmuje:

1. Usługa Doradcza:

   – Ustalenie Bezpiecznego Kanału Zgłoszeń: Zapewniamy konfigurację i wdrożenie bezpiecznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów, które umożliwiają anonimowość i ochronę danych.

   – Wyznaczenie Odpowiedzialnych Osób i Działów: Pomagamy w wyznaczeniu osób oraz działów odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie działań wyjaśniających.

   – Procedury Postępowania: Projektujemy ścieżki postępowania oraz ustalamy terminy kluczowe w procesie, aby zapewnić sprawne i zgodne z prawem zarządzanie zgłoszeniami.

2. Przygotowanie Dokumentacji:

   – Procedura Wewnętrzna Ochrony Sygnalistów: Tworzymy lub dostosowujemy istniejące procedury wewnętrzne, w tym rejestr zgłoszeń i wzory dokumentów takie jak potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informacje zwrotne.

   – Zgodność z RODO: Oferujemy wzory upoważnień i klauzul informacyjnych, a także stosowne zapisy do Rejestru Czynności Przetwarzania danych osobowych.

   – Protokoły Konsultacji: Zapewniamy wzory protokołów konsultacji ze związkami zawodowymi oraz przedstawicielami załogi.

3. Analiza Ryzyka:

   – Ocena Ryzyka dla Danych Osobowych: Przeprowadzamy analizę ryzyka związaną z przetwarzaniem danych osobowych w procesie zgłaszania naruszeń, zapewniając zgodność z przepisami o ochronie danych.

4. Certyfikacja:

   – Certyfikat Realizacji Obowiązku Ustawowego: Wydajemy certyfikaty potwierdzające, że organizacja spełniła wymogi ustawowe dotyczące ochrony sygnalistów.

5. Usługi Opcjonalne:

   – Konsultacje i Szkolenia: Oferujemy udział w konsultacjach oraz szkolenia dla pracowników, podnoszące świadomość i zrozumienie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.

   – Outsourcing Przyjmowania Zgłoszeń: Dostarczamy dedykowane kanały do przyjmowania zgłoszeń, co gwarantuje pełną anonimowość i ochronę tożsamości sygnalisty.

Nasze doświadczenie i zaangażowanie w ochronę danych i bezpieczeństwo informacji czynią nas idealnym partnerem w procesie wdrażania i zarządzania ochroną sygnalistów w Twojej organizacji. Zapewniamy, że wszystkie działania będą prowadzone z najwyższą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 Podsumowanie

Ochrona sygnalistów nie jest tylko obowiązkiem prawnym, ale przede wszystkim inwestycją w zdrową i etyczną przyszłość firmy. Dzięki odpowiednim procedurom Twoja organizacja może efektywnie zarządzać ryzykiem oraz budować trwałe relacje. To ważne zarówno z pracownikami, jak i z całym otoczeniem biznesowym. Nie czekaj – zadbaj o to już dziś, aby zapewnić swojej firmie spokój i bezpieczeństwo na przyszłość.

Zobacz naszą ofertę na stronie Sun Capial !