MailStore Server a unijne rozporządzenie dot. ochrony danych osobowych

Za nieco mniej niż rok, bo już 25 maja 2018, wejdzie w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych w skrócie RODO (ang. GDPR – General Data Protection Regulation), które ma na celu ujednolicenie europejskiego prawa w tym zakresie. Dotychczas lokalne przepisy wypracowane na podstawie unijnej dyrektywy dot. ochrony danych znacznie różniły się w poszczególnych krajach; od maja przyszłego roku RODO zacznie bezzwłocznie obowiązywać we wszystkich państwach członkowskich UE. Podobnie jak dyrektywa, rozporządzenie będzie się koncentrowało na ochronie osób fizycznych w procesie przetwarzania danych osobowych. RODO ma skłonić europejskie firmy, aby przywiązywały większą wagę do ochrony praw osób fizycznych podczas przechowywania i przetwarzania danych.

 Zalety archiwizacji poczty

Użytkownicy końcowi często pytają jaki związek z nadchodzącymi zmianami prawnymi ma archiwizacja poczty z MailStore. Ujmując rzecz najogólniej, archiwizacja jest kluczowym elementem przechowywania danych w firmie. Profesjonalna archiwizacja sprawia, że zarządzanie danymi staje się znacznie łatwiejsze lub w ogóle możliwe. Firmy, które nie korzystają z rozwiązań do archiwizacji poczty mają niewielką kontrolę nad zgromadzonymi wiadomościami. Przedsiębiorstwa używające MailStore Server do archiwizacji poczty mogą być pewne, że jego działanie obejmuje różne obszary, które powinny być uwzględnione w strategii ochrony danych.

Wiele firm zabrania pracownikom wysyłania z firmowego konta wiadomości zawierających treści prywatne – z MailStore Server można uniknąć takich ograniczeń dzięki licznym funkcjom zabezpieczającym archiwum przed nieautoryzowanym dostępem, manipulacją i usuwaniem maili.

Mailstore Server a RODO

Jeśli na przykład klient lub były pracownik powoła się na art. 17, rozdz. 1 RODO żądając natychmiastowego usunięcia maili z lokalnego urządzenia pamięci lub różnych komputerów, dzięki MailStore wiadomości mogą zostać szybko znalezione (ponieważ są przechowywane centralnie w archiwum) i usunięte przez uprawnioną osobę. Jednocześnie zdarzenie to jest rejestrowane po to, aby w przypadku naruszenia zasad zgodności zmiana mogła zostać wyśledzona wewnętrznie.

Kolejny scenariusz ma związek z prawem do przesyłania danych (art. 20 RODO), który mówi o tym, że osoby fizyczne mogą ubiegać się o przesłanie danych w formie czytelnej dla urządzeń. Również wtedy MailStore Server może okazać się pomocny, ponieważ w przypadku tego rozwiązania elektroniczny dostęp do zarchiwizowanych maili jest zawsze możliwy.

Powyżej zaprezentowano jedynie dwie sytuacje, w których archiwizacja poczty z MailStore może pomóc zachować zgodność z nowy unijnym prawem, które już niedługo będzie obowiązywać w krajach wspólnoty oraz poza ich granicami. Wszystkim firmom, małym, średnim i dużym zalecamy, aby zasięgnęli porad u specjalistów z zakresu bezpieczeństwa IT oraz prawników.

Źródło