Zarządzanie licencjami w małych i średnich firmach
Małe i średnie przedsiębiorstwa nauczyły się, że IT wspomaga rozwój biznesu. Podczas gdy takie firmy niekoniecznie dążą do przeprowadzenia wirtualizacji lub wdrażania dużych projektów w chmurze, to często używają oprogramowania lub sprzętu potrzebnego do wykonywania zadań związanych z księgowością, zarządzaniem i administracją – bez tych narzędzi utrzymanie efektywnego przepływu pracy w przedsiębiorstwach byłoby niemożliwe.
Mając to na uwadze, tym bardziej dziwi fakt, że firmy nie prowadzą ewidencji posiadanych licencji. Niektóre z nich kupują ich za dużo, a niektóre za mało. Pierwszy przypadek okazuje się być kosztowny, natomiast drugi może nieść za sobą ryzyko (np. gdy przeprowadzany jest audyt oprogramowania firma może ponieść poważne konsekwencje).
Jak profesjonalnie zarządzać licencjami
- Prowadź przegląd licencji: w zależności od wielkości firmy, jeden lub więcej pracowników powinno być oficjalnie odpowiedzialnych za zarządzenie licencjami. Polecamy umieścić zapis w umowie pracowniczej, który mówiłby o takiej odpowiedzialności oraz zachęcamy do zapewnienia wskazanym pracownikom odpowiedniego przeszkolenia w temacie zarządzania licencjami.
- Analizuj: przygotuj zestawienie pokazujące ile licencji kupiłeś i ilu używasz – takie informacje pomogą Ci ustalić czy stosujesz się do obowiązujących zasad i warunków licencyjnych.
- Zbieraj wyniki: zbierz wyniki ze wszystkich analiz i przechowuj je w jednej, centralnej lokalizacji.
- Historia i planowanie: dowiedz się kiedy poszczególne licencje zostały zakupione lub rozszerzone i zaplanuj kiedy chciałbyś z nich zrezygnować lub je dokupić.
- Narzędzia: na rynku dostępne są narzędzia, które mogą Ci pomóc w zarządzaniu licencjami. Sprawdź czy w Twoim przypadku używanie takich narzędzi byłoby wskazane.
- Ważność: aktualizuj swoje dokumenty dotyczące licencjonowania.
Źródło