[KERIO] Kiedy email, kiedy Instant Messaging

Ostatnio zaprezentowana wersja Kerio Connect 8.1 wprowadziła Instant Messaging, jako kolejny element pracy grupowej. Dzięki niemu możesz zapomnieć o używaniu Skype czy Gadu-Gadu, przez które w kontaktach ze współpracownikami występowałeś pod pseudonimem Laseczka124398, czy Przystojny_180_80_18. Instant Messaging w Kerio Connect identyfikuje użytkowników w oparciu o firmowy adres email i pod takim nickiem pisze każdy pracownik. Do komunikacji za pomocą IM można wykorzystać dowolnego klienta, który zapewnia wsparcie dla połączeń XMPP. Darmowe aplikacje tego typu dostępne są zarówno na komputery, jak i na urządzenia mobilne – smartfony i tablety.  Jako, że mamy dwa mechanizmy porozumiewania się w Kerio Connect – tradycyjny email oraz IM, zachodzi pytanie: kiedy używać poczty elektronicznej, a kiedy lepszy będzie Instant Messaging?

Odpowiedź jest prosta: TO ZALEŻY. Poniżej kilka za i przeciw w odniesieniu do obydwu form komunikacji.

EMAIL:

Poczta elektroniczna ma kilka wad, ale w komunikacji biznesowej jest najczęściej używaną i najbardziej akceptowaną formą kontaktu.

Za:

• jest uniwersalny. Każdy ma adres poczty elektronicznej i  może wysyłać, i odbierać wiadomości, niezależnie od dostawcy usług,
• pozwala wysyłać wiadomości do grupy osób. Zamiast angażować do rozmowy każdego z osobna, umożliwia jednoczesną komunikację z całym zespołem lub listą osób,
• daje możliwość zachowania historii. Poczta może być centralnie przechowywana i archiwizowana.

Przeciw:

• jest powolny. „Powolny” jest pojęciem względnym, gdyż dostarczenie wiadomości na drugi koniec świata zajmuje zwykle mniej niż minutę, ale cały proces odebrania wiadomości, przetworzenie jej przez serwer oraz klienta poczty, a także odczytania przez użytkownika, chwilę trwa. Jednocześnie nie wiemy, czy adresat odczytał naszą informację, dopóki nie dostaniemy od niego odpowiedzi,
• często jest ignorowany oraz niezauważany, zwłaszcza gdy użytkownik dostaje duże ilości wiadomości, szczególnie tych niechcianych.

INSTANT MESSAGING:

Wiadomości błyskawiczne, jak sama nazwa wskazuje, są szybką formą komunikacji. Są doskonałym narzędziem, pozwalającym na natychmiastowy kontakt pomiędzy współpracownikami.

Za:

• jest szybki. Jeśli odbiorca jest online, wiadomość zostaje dostarczona natychmiast, praktycznie w chwili jej wysłania,
• jest dynamiczny. Wiadomość ogranicza się zwykle do jednej myśli lub krótkiej sentencji, nie długiego eseju,
• przypomina rozmowę. Wymiana zdań odbywa się w czasie rzeczywistym.

Przeciw:

• jest nachalny. Powiadomienie o nowej wiadomości pojawia się na ekranie kiedy jesteś w trakcie innej pracy,
• wymaga zalogowania. Jeśli nie zalogujesz się do usługi IM, nikt nie będzie mógł się z Tobą skontaktować,
• nie pozostawia historii. Możesz rejestrować poszczególne rozmowy, ale przydatność logów przy konieczności skorzystania z archiwalnych konwersacji, będzie znikoma.

Podsumowując, Instant Messaging jest świetnym narzędziem do błyskawicznej wymiany poglądów w ramach firmy. Do wszystkich innych celów w dalszym ciągu najlepszą formą komunikacji jest standardowy email. Czekamy na komentarze w jakich innych sytuacjach jeden z mechanizmów sprawdza się lepiej od drugiego. Wszelkie sugestie prosimy kierować na suncapital[at]suncapital.pl