MailStore – wybór właściwej strategii archiwizacji
MailStore Server oferuje liczne możliwości archiwizacji wiadomości email. Wybór właściwej strategii archiwizacji zależy od wykorzystywanej infrastruktury pocztowej (np. własny serwer pocztowy lub bazowanie na aplikacjach klienckich) oraz wymagań, które muszą zostać spełnione. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze warianty zastosowania MailStore Server, opisując ich zalety i wady. Wybór właściwej metody wymaga znajomości środowiska poczty elektronicznej, zapoznania się z przepisami, regulującymi przechowywanie treści w formie elektronicznej oraz celu, któremu ma służyć wdrożone rozwiązanie.
Automatyczna archiwizacja wszystkich przychodzących i wychodzących wiadomości
Dzięki tej metodzie, wszystkie wiadomości są archiwizowane przed dostarczeniem do skrzynek użytkowników
Zalety:
- Gwarantowana kompletność archiwum
- Wiadomości nie są modyfikowane przed archiwizacją
- Spełnienie lub ułatwienie spełnienia wymagań prawnych
Wady
- Jeśli prywatna korespondencja jest dozwolona w firmie, ta metoda archiwizacji może powodować problemy z zapewnieniem prywatności w niektórych państwach. W takim przypadku konieczne jest zakazanie obsługi prywatnej korespondencji w całej firmie.
- Obciążenie serwera pocztowego oraz ilość przechowywanych danych nie są zmniejszane, ponieważ wszystkie wiadomości są nadal dostarczane i przetrzymywane w skrzynka pocztowych
- Wiadomości mogą być jedynie przypisane do użytkownika jako elementy wysłane lub odebrane; odtworzenie struktury folderów pocztowych nie jest możliwe
Realizacja
- Dla Microsoft Exchange przez wykorzystanie journalingu
- Dla serwerów obsługujących IMAP (Novell GroupWise, Kerio Connect, MDeamon, IceWarp) przez archiwizację skrzynki multidrop (zwanej także catch-all)
- W innych przypadkach oraz w firmach nie posiadających własnego serwera pocztowego przez użycie serwera proxy MailStore, dostępnego za darmo
UWAGA: Jednorazowa archiwizacja wcześniejszych wiadomości Po skonfigurowaniu archiwizacji przyszłych wiadomości, warto dodatkowo ustawić jednorazową archiwizację wcześniejszych emaili, aby po dodaniu ich do archiwum, były nieprzerwanie dostępne dla pracowników. Ten jednorazowy proces przede wszystkim powinien objąć wiadomości przechowywane indywidualnie przez użytkowników (np. w postaci plików PST albo w programach klienckich). W tym samym czasie, starsze wiadomości (np. mające więcej niż 2 lata) mogą zostać automatycznie skasowane ze skrzynek pocztowych po wykonaniu archiwizacji. Operacja ta zwolni miejsce przechowywania na serwerze pocztowym oraz uprości procedurę backupu. Wszystkie emaile pozostaną nadal dostępne dla użytkowników w archiwum MailStore.
Archiwizacja wykonywana według harmonogramu
Każde zadanie archiwizacji może być wykonane według harmonogramu. Dla przykładu, zadanie archiwizacji może zostać skonfigurowane w taki sposób, aby codziennie o 11:00 program przeszukał określone skrzynki pocztowe celem archiwizacji wszystkich nowych oraz zmodyfikowanych wiadomości.
Zalety:
- Struktura folderów zarchiwizowanych skrzynek, klientów pocztowych czy plików PST zostaje zachowana w archiwum, ułatwiając dostęp do przechowywanych elementów
- Zarchiwizowane wiadomości mogą zostać usunięte ze skrzynek pocztowych zgodnie z predefiniowanymi regułami, zmniejszając obciążenie serwera pocztowego
Wady:
- Wiadomości mogą zostać usunięte lub zmodyfikowane przed archiwizacją, nawet jeśli przerwy pomiędzy kolejnymi zadaniami archiwizacji będą bardzo krótkie
- Spełnienie wymagań prawnych może być trudne, bądź wręcz niemożliwe do realizacji
Jeśli szukasz sprawdzonego narzędzia do archiwizacji wiadomości, chciałbyś zrobić porządek z plikami PST przechowywanymi przez użytkowników lub Twój serwer pocztowy wymaga zwolnienia przestrzeni dyskowej, MailStore Server będzie dla Ciebie idealnym rozwiązaniem. Skontaktuj się z dystrybutorem MailStore w Polsce, aby uzyskać dodatkowe informacje na temat funkcjonalności, strategii wdrożenia oraz cen produktu. Zapraszamy do współpracy także firmy zainteresowane odsprzedażą produktu.
1 Komentarz. Zostaw nowy